Umstellung auf E‑Rechnungen
Für Geschäftskunden rechtlich verpflichtend
Die elektronische Rechnungsstellung wird künftig zum Standard im Geschäftsverkehr. Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen zu können. Ab dem 1. Januar 2027 stellt die BITel Gesellschaft für Telekommunikation mbH den Rechnungsversand vollständig auf elektronische Formate um. Eine Zustellung in Papierform ist dann nicht mehr vorgesehen.
Damit wir Ihre Rechnungen weiterhin korrekt und ohne Unterbrechung zustellen können, benötigen wir von Ihnen eine zentrale E‑Mail-Adresse für den Rechnungsempfang. Über diese Adresse erhalten Sie Ihre E‑Rechnung im Format ZUGFeRD oder XRechnung.
Bitte teilen Sie uns Ihre Empfangsadresse rechtzeitig über das Formular auf dieser Seite mit.
Vorteile für Ihr Unternehmen
Schnelle Verarbeitung
Elektronische Rechnungen werden direkt & ohne Medienbruch weiterverarbeitet.
Rechtliche
Sicherheit
Erfüllen Sie die gesetzlichen Anforderungen zur E‑Rechnung im B2B-Bereich.
Schont
Ressourcen
Weniger Papier, weniger Versand – ein Beitrag zu mehr Umweltfreundlichkeit.
Leichteres Handling
Weniger Versand per Post - die Rechnungen sind schneller bei Ihnen.
Empfang von E-Rechnungen einrichten
So funktioniert die Umstellung auf E‑Rechnung
1. Empfang vorbereiten
E‑Rechnungen werden zum Standard im Geschäftsverkehr.
Bitte stellen Sie sicher, dass Ihr Unternehmen in der Lage ist, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.
2. Daten übermitteln
Wählen Sie Ihr gewünschtes Rechnungsformat (XRechnung oder ZUGFeRD) und hinterlegen Sie Ihre Empfangsadresse über das Formular auf dieser Seite.
3. E-Rechnung erhalten
Nach erfolgreicher Anmeldung stellt die BITel den Rechnungsversand für Ihr Unternehmen auf das gewählte elektronische Format um.
Sie erhalten Ihre Rechnungen künftig digital über die hinterlegte E‑Mail-Adresse.
E‑Rechnungspflicht: Das gilt für Ihr Unternehmen
Seit dem 1. Januar 2025 sind Unternehmen in Deutschland gesetzlich verpflichtet, E‑Rechnungen empfangen zu können. Grundlage hierfür ist das Umsatzsteuergesetz (§ 14 UStG). Eine Zustimmung zur elektronischen Übermittlung ist nicht mehr erforderlich.
Für Sie bedeutet das: Ihr Unternehmen muss technisch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Zusätzlich ist es erforderlich, eine geeignete Empfangsadresse bereitzustellen.
Die Einführung der E‑Rechnung dient dazu, Rechnungsprozesse zu standardisieren, effizienter zu gestalten und die Digitalisierung im Geschäftsverkehr voranzutreiben.
Empfang Ihrer E‑Rechnungen bei der BITel
Die Stadtwerke Bielefeld Gruppe und ihre Tochter, die BITel, stellt ihre Rechnungsprozesse schrittweise auf elektronische Formate um. Damit wir Ihnen Ihre Rechnungen weiterhin zuverlässig zustellen können, benötigen wir Ihre Angaben zum Rechnungsempfang.
Sie haben die Wahl zwischen zwei gesetzlich anerkannten Formaten:
ZUGFeRD
Eine Kombination aus PDF (für die visuelle Darstellung) und strukturierten XML-Daten zur automatisierten Verarbeitung.XRechnung
Ein rein strukturiertes, maschinenlesbares XML-Format ohne visuelle PDF-Darstellung.
Beide Formate entsprechen den gesetzlichen Anforderungen und ermöglichen eine automatisierte Weiterverarbeitung in Ihrem System.
Ergänzender Hinweis: ZUGFeRD eignet sich besonders, wenn Sie weiterhin eine klassische, visuelle Rechnung benötigen. XRechnung bietet sich vor allem für vollständig automatisierte Prozesse an.
Unterstützung & weitere Informationen
Sie haben Fragen zur Umstellung oder zu den Rechnungsformaten?
Nutzen Sie unsere FAQ oder sprechen Sie uns direkt an.
Sollte Ihr Buchhaltungssystem aktuell noch keine E‑Rechnungen verarbeiten können, empfehlen wir eine Umstellung auf das ZUGFeRD-Format, da Sie soweit weiterhin eine visuelle PDF-Darstellung erhalten.
Häufige Fragen zu elektronischen Rechnungen
Um Ihr Unternehmen auf E‑Rechnung umzustellen, füllen Sie einfach das Formular auf dieser Seite aus und hinterlegen Ihre gewünschte Empfangsadresse.
Nach erfolgreicher Übermittlung stellt die BITel den Rechnungsversand für Ihr Unternehmen auf den elektronischen Weg um.
Wir bieten Ihnen die beiden gängigen und gesetzlich zulässigen Formate:
- ZUGFeRD (PDF + strukturierte XML-Daten)
- XRechnung (rein strukturiertes XML-Format)
Beide Formate entsprechen den gesetzlichen Anforderungen.
Wir empfehlen Ihnen die Umstellung auf ZUGFeRD, um zu der XML-Datei weiterhin eine visuelle PDF-Darstellung zu erhalten.
Nein. Haben Sie mehrere Verträge unter derselben Kundennummer, genügt eine einmalige Übermittlung des Formulars. Ihre angegebene E-Mail-Adresse wird automatisch für alle zugehörigen Verträge übernommen.
Ihre Rechnungen erhalten Sie künftig digital an die von Ihnen hinterlegte E‑Mail-Adresse.
Je nach gewähltem Format erhalten Sie:
- ein PDF mit eingebetteten Daten (ZUGFeRD)
- oder eine XML-Datei (XRechnung)
Ja. Auch wenn die Rechnung elektronisch bereitgestellt wird, können Sie diese bei Bedarf jederzeit ausdrucken und archivieren.
Insbesondere ZUGFeRD-Rechnungen bieten eine vertraute PDF-Ansicht.
Grundsätzlich benötigen Sie:
- eine zentrale E‑Mail-Adresse für den Rechnungsempfang
- ein System, das strukturierte Rechnungsdaten verarbeiten kann (z. B. Buchhaltungssoftware)4
Tipp: Prüfen Sie, ob Ihr System ZUGFeRD oder XRechnung unterstützt.
Ab dem 01. Januar 2027 stellt die Stadtwerke Bielefeld den Rechnungsversand für Geschäftskunden vollständig auf elektronische Formate um.
Papierrechnungen sind dann nicht mehr vorgesehen.
Ihre Rechnungen werden künftig digital bereitgestellt. Das reduziert manuellen Aufwand und beschleunigt die Verarbeitung.
Gleichzeitig ist es wichtig, dass Ihre Systeme elektronische Rechnungen verarbeiten können.
Bitte prüfen Sie zunächst Ihren Spam-Ordner.
Sollte die Rechnung dort nicht zu finden sein, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice – wir unterstützen Sie gerne.
Da Unternehmen gesetzlich verpflichtet sind, E‑Rechnungen empfangen zu können, kann es ohne Umstellung zu Problemen im Rechnungsprozess kommen (z. B. verzögerte Verarbeitung).
Wir empfehlen daher, die Umstellung frühzeitig vorzunehmen.
Bei Fragen zur E‑Rechnung oder zur Umstellung steht Ihnen unser Kundenservice gerne zur Verfügung.
Zusätzlich finden Sie weitere Informationen in unseren FAQ auf dieser Seite.
Sie können Ihre hinterlegte E‑Mail-Adresse oder das gewünschte Rechnungsformat jederzeit aktualisieren. Nutzen Sie hierfür erneut das Formular oder wenden Sie sich an unseren Kundenservice.
Aktuell erfolgt der Versand an eine zentrale Empfangsadresse. Bitte stellen Sie sicher, dass die Zustellung intern entsprechend weitergeleitet wird.
Die Auswahl des Rechnungsformats erfolgt in der Regel unternehmensweit. Wenn Sie individuelle Anforderungen haben, wenden Sie sich bitte an unseren Kundenservice.
Der Versand erfolgt per E‑Mail an die von Ihnen hinterlegte Adresse. Die Rechnung wird dabei im gewählten Format (ZUGFeRD oder XRechnung) als Datei bereitgestellt.
In diesem Fall empfehlen wir, vorübergehend das ZUGFeRD-Format zu nutzen, da es zusätzlich eine visuelle PDF-Darstellung enthält.
Ja, prüfen Sie bitte, ob Ihre Buchhaltungs- oder ERP-Systeme elektronische Rechnungsformate verarbeiten können und passen Sie diese gegebenenfalls an.
Ob Ihr Unternehmen von der E-Rechnungspflicht betroffen ist, hängt von den geltenden gesetzlichen Regelungen, Ausnahmen und Übergangsfristen ab. Bitte wenden Sie sich für eine verbindliche Einschätzung an Ihre Steuerabteilung oder Ihren Steuerberater.
Nein. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben ist eine Zustimmung nicht mehr erforderlich. Unternehmen müssen jedoch in der Lage sein, E‑Rechnungen zu empfangen.
Die Leitweg-ID ist eine eindeutige Kennung für öffentliche Auftraggeber. Sie wird benötigt, wenn Rechnungen an Behörden oder öffentliche Stellen im XRechnungsformat gesendet werden. Wenn Sie keine Behörde oder öffentliche Stelle sind, benötigen Sie keine Leitweg-ID.
Sollte eine E‑Rechnung nicht zugestellt werden können (z. B. aufgrund einer falschen E‑Mail-Adresse), nehmen wir Kontakt mit Ihnen auf, um die Daten zu aktualisieren.
Unser Kundenservice unterstützt Sie gerne bei allen Fragen rund um die E‑Rechnung sowie bei der Umstellung Ihrer Prozesse.
Die E‑Rechnung ermöglicht eine effizientere, automatisierte Verarbeitung von Rechnungen und unterstützt die Digitalisierung sowie die Einhaltung steuerlicher Anforderungen.
Für Geschäftskunden (B2B) sind wir gesetzlich verpflichtet, Rechnungen zukünftig als E-Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format bereitzustellen. Für Privatkunden (B2C) werden weiterhin Papierrechnungen angeboten. Unabhängig davon können wir mit der ZUGFeRD-Rechnung weiterhin eine lesbare Darstellung anbieten.